Il legittimo interesse a trattare dati personali per difendere un proprio diritto in giudizio non annulla il diritto dei lavoratori alla protezione dei dati personali. Tanto più se riguarda una forma di corrispondenza, come i messaggi di posta elettronica, la cui segretezza è tutelata anche costituzionalmente.
Il contenuto delle email, i dati di contatto delle comunicazioni e gli eventuali allegati, rientrano nella nozione di corrispondenza e sono quindi tutelati dal diritto alla segretezza. Tale garanzia, riconosciuta anche dalla Costituzione, salvaguarda la dignità della persona e il suo pieno sviluppo nelle relazioni sociali.
La casella e-mail aziendale intestata al dipendente non è soltanto uno strumento di lavoro: è anche un contenitore di dati personali e, come tale, può diventare oggetto di un esercizio pieno del diritto di accesso. È il messaggio che emerge dal provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 12 marzo 2026 (n. 10233328).
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La Corte di Cassazione è tornata nuovamente a pronunciarsi sul tema dei controlli difensivi del datore di lavoro sulla posta elettronica aziendale. Con sentenza n. 18168 depositata il 26 giugno 2023 la Corte, nel confermare l’illegittimità del licenziamento di un dirigente bancario per sospetto di infedeltà, ha confermato il principio di diritto espresso nei suoi precedenti (Cassazione n. 25732 del 2021, Cassazione n. 34092 del 2021) sui limiti dei controlli del datore di lavoro nei confronti dei propri dipendenti.
La mail non è molesta al pari degli sms o dei messaggi whatsapp. Questo in sintesi l’orientamento ribadito dalla Corte di cassazione penale con la sentenza n. 8231/2025, con cui ha rigettato il ricorso di un padre condannato a 200 euro di ammenda, ma che la decisione di legittimità ha ridotto di un terzo proprio affermando che “il fatto non sussiste” in ordine alla mail inviate dal ricorrente.
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Il giornale non può aprire l'account di posta elettronica aziendale dei giornalisti. Anche dopo il Jobs Act il datore è legittimato a raccogliere informazioni dagli strumenti che il dipendente usa per svolgere la prestazione soltanto se rispetta le norme del codice privacy e dello statuto dei lavoratori, come modificate dal decreto legislativo 151/15: diversamente compie un illecito trattamento di dati personali.
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Con un recente provvedimento (4 dicembre 2019) il Garante per la protezione dei dati personali ha dichiarato illegittimo il mantenimento di un account di posta elettronica individualizzato di un ex dipendente dopo la cessazione del rapporto di lavoro e l'accesso ad esso, anche se lo stesso è limitato alle sole email aziendali.
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È l'invasività nella sfera privata del destinatario delle plurime comunicazioni, effettuate a fini di disturbo o molestia, a far scattare il reato previsto dall'articolo 660 del Codice penale. E non rileva che esse non siano realizzate con lo strumento del telefono come esplicitamente indica la norma. La Corte di cassazione - con la sentenza n. 34171/2023 - ha precisato che il reato può ben essere commesso anche con l'inoltro di messaggi di posta elettronica.
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Con il provvedimento n. 582 del 9 ottobre 2025, il Garante privacy ha chiarito che l’invio cumulativo di dati personali può costituire una comunicazione indebita, in violazione dei principi di minimizzazione e proporzionalità del GDPR, anche se tale disattenzione può essere dettata dall'urgenza.
L'adozione di un sistema di “alert” che avvisi l’utente che si sta inviando una mail a persone esterne all’organizzazione, in modo da intercettare eventuali usi impropri del campo “c.c.” è una funzione che potrebbe prevenire ed evitare molti dei data breach causati dall’errore umano in cui informazioni delicate vengono comunicate a una moltitudine di soggetti non autorizzate a conoscerle.
