Necessario rispettare la privacy del condòmino moroso quando i suoi dati vengono comunicati al legale incaricato per il recupero del credito
ll recupero dei crediti condominiali rappresenta una delle attività più sensibili sotto il profilo del trattamento dei dati personali, in quanto implica la gestione di informazioni relative a morosità, situazioni patrimoniali e inadempimenti. Le Linee guida 2025 del Garante offrono un importante chiarimento su questo tema, indicando le misure che devono essere adottate affinché il trattamento avvenga nel pieno rispetto della privacy del moroso e in conformità al Gdpr.
Il fondamento giuridico dell’attività di recupero crediti - Secondo quanto precisato dal Garante, il trattamento dei dati personali nell’ambito delle attività di recupero dei crediti condominiali trova il proprio fondamento giuridico nel legittimo interesse del titolare del trattamento. Questo titolare può essere il condominio, quando l’azione è deliberata dall’assemblea, oppure l’amministratore, nei casi in cui operi in forza degli obblighi imposti dalla legge (come, ad esempio, quelli previsti dall’articolo 63 del Codice civile).
Tuttavia, il semplice richiamo al legittimo interesse non esonera l’amministratore dall’obbligo di verificare che il trattamento sia conforme ai principi fondamentali del Gdpr, quali quelli di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. In particolare, deve essere garantito che i dati trattati siano pertinenti e non eccedenti rispetto alla specifica finalità di ottenere il pagamento del credito vantato, evitando qualunque forma di trattamento superfluo, discriminatorio o lesivo della dignità degli interessati.
Il bilanciamento degli interessi - L’amministratore, pertanto, è tenuto a effettuare un bilanciamento preventivo tra l’interesse del condominio al recupero del credito e i diritti e le libertà fondamentali del condomino debitore, adottando ogni misura tecnica e organizzativa idonea a tutelare la riservatezza dei dati trattati. Solo laddove questo bilanciamento sia favorevole al condominio e il trattamento risulti strettamente necessario e proporzionato allo scopo perseguito, potrà dirsi pienamente lecito e conforme alla normativa vigente.
È ammessa la comunicazione dei dati anagrafici del condomino moroso al legale incaricato per le attività di recupero del credito, a condizione che sia sorretta da una valida base giuridica. In particolare, può avvenire in forza di una delibera assembleare che conferisca esplicitamente l’incarico al professionista, nel qual caso il condominio – quale soggetto collettivo – assume la qualifica di titolare del trattamento.
I tempi del recupero - Tuttavia, anche in assenza di una delibera assembleare, l’amministratore può legittimamente procedere alla comunicazione qualora agisca nell’adempimento di un obbligo di legge, come previsto dall’articolo 63 delle Disposizioni attuative, che impone di attivarsi per il recupero forzoso del credito entro sei mesi dall’approvazione del rendiconto. In questo caso, l’amministratore stesso opera come titolare del trattamento, nella misura in cui determina autonomamente finalità e mezzi del trattamento in esecuzione del proprio mandato.
In ogni caso, la comunicazione deve comunque rispettare i principi del Gdpr, in particolare quelli di minimizzazione, necessità e proporzionalità. Il legale incaricato, inoltre, riceve i dati in qualità di autonomo titolare del trattamento per quanto concerne le attività giudiziali, oppure come responsabile del trattamento nei casi di incarico per attività meramente stragiudiziali, ove le finalità e i mezzi siano determinati dall’amministratore.
La comunicazione dei dati del condomino moroso - Le Linee guida 2025 ribadiscono che la comunicazione dei dati identificativi del condomino moroso agli altri partecipanti al condominio è lecita esclusivamente se strettamente funzionale alla gestione amministrativo-contabile e, in particolare, all’approvazione del bilancio e alla rendicontazione delle spese. Questa comunicazione deve essere ispirata ai principi di necessità, proporzionalità e pertinenza del trattamento, non potendo trasformarsi in un’ingiustificata forma di diffusione o esposizione pubblica del dato.
In tal senso, è considerato illecito pubblicare o affiggere in bacheca condominiale l’elenco nominativo dei morosi con indicazione delle somme dovute o inoltrare simili informazioni tramite email generalizzate o altri canali non adeguatamente selettivi. La diffusione è ammessa solo qualora le informazioni siano già contenute in documentazione ufficialmente approvata dall’assemblea, come il bilancio consuntivo, o risultino necessarie per l’adozione di provvedimenti previsti dalla legge (ad esempio, per l’escussione giudiziale del credito in base all’articolo 63 delle Disposizioni attuative).
Il principio di minimizzazione - L’amministratore deve sempre valutare attentamente la sussistenza della base giuridica del trattamento, limitando la circolazione delle informazioni al minimo indispensabile e preferendo, ove possibile, modalità di comunicazione selettiva e individualizzata, per evitare violazioni del principio di riservatezza e il rischio di un data breach.
Qualora il recupero crediti venga affidato a un avvocato o a una società di recupero, è necessario formalizzare l’incarico tramite un contratto scritto, nel quale dovrà essere regolato anche il trattamento dei dati. Se l’avvocato è incaricato per un’attività giudiziale, opera come titolare autonomo del trattamento. In caso di incarico per attività stragiudiziale (ad esempio solleciti o lettere di messa in mora), può essere invece nominato responsabile del trattamento in base all’articolo 28 del Gdpr. È quindi essenziale valutare attentamente la natura dell’incarico e assicurarsi che i rapporti siano regolati con la dovuta chiarezza, anche sotto il profilo documentale.
La conservazione dei dati - Un altro aspetto rilevante riguarda la conservazione dei dati: quelli relativi alle morosità devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario al perseguimento della finalità del recupero. In particolare, una volta conclusa la procedura giudiziaria o esaurito l’interesse legittimo alla conservazione, i dati devono essere archiviati o, ove non più utili, cancellati in modo sicuro.
di Carlo Pikler (Il Sole 24 Ore)
