L’anagrafe condominiale e la gestione dei dati del conduttore tra esigenze amministrative e tutela della privacy
Nel contesto condominiale, la figura del conduttore occupa una posizione sempre più rilevante, soprattutto alla luce dell’obbligo per l’amministratore di tenere aggiornato il registro di anagrafe condominiale, introdotto dall’articolo 1130, n. 6, del Codice civile. La disposizione impone all’amministratore di “curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei proprietari e dei titolari di diritti reali e di godimento, nonché i dati catastali di ciascuna unità immobiliare e ogni elemento utile ai fini della sicurezza delle parti comuni”.
In questa formula rientrano anche i conduttori, cioè i soggetti che, in forza di un contratto di locazione, abitano o utilizzano stabilmente un’unità immobiliare. Tuttavia, non tutti i conduttori sono uguali ai fini del registro: il tipo di rapporto giuridico, la durata della locazione e la finalità d’uso dell’immobile incidono direttamente sull’obbligo di comunicazione e sul trattamento dei dati personali.
Il proprietario o titolare del diritto reale resta il soggetto obbligato a fornire all’amministratore le informazioni necessarie all’aggiornamento del registro. Ciò vale anche per la comunicazione dei dati del conduttore, la quale deve avvenire ogniqualvolta l’immobile sia concesso in locazione per un periodo che comporti un uso stabile e continuativo. In tale ipotesi, i dati che l’amministratore è legittimato a raccogliere sono limitati alle generalità e al codice fiscale del conduttore, in quanto informazioni strettamente necessarie a garantire la tracciabilità e la sicurezza delle persone che utilizzano l’edificio.
Nel caso di locazioni abitative ordinarie, disciplinate dalla legge 9 dicembre 1998, n. 431, la durata del contratto e la registrazione presso l’Agenzia delle Entrate conferiscono al conduttore una posizione stabile e duratura. Egli diviene parte della vita condominiale e può essere destinatario di comunicazioni, convocazioni e richieste di intervento relative all’unità locata. In questi casi, l’iscrizione del conduttore nel registro di anagrafe condominiale è doverosa, e la comunicazione dei dati è un trattamento fondato sull’adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Diversa è la situazione delle locazioni commerciali, regolate dalla legge 27 luglio 1978, n. 392. Qui, il conduttore è di norma un soggetto giuridico o un imprenditore, e l’uso dell’unità immobiliare è legato all’esercizio di un’attività economica. Anche in questa ipotesi l’amministratore deve disporre delle informazioni essenziali per individuare chi utilizza effettivamente i locali e per garantire la sicurezza dell’edificio.
Tuttavia, il trattamento dei dati deve restare proporzionato: non è necessario acquisire copia dei documenti societari o dati ulteriori rispetto a quelli identificativi del locatario.
Nel caso in cui l’immobile sia concesso a una società, sarà sufficiente indicare la ragione sociale, la sede legale e il nominativo del legale rappresentante, senza alcuna estensione indebita del trattamento verso dipendenti o collaboratori che operano all’interno dell’immobile.
Il tema più problematico è rappresentato dalle locazioni brevi, disciplinate dall’articolo 4 del decreto-legge 50 del 2017. Si tratta di contratti di durata non superiore a trenta giorni, stipulati da persone fisiche al di fuori dell’attività d’impresa, anche tramite piattaforme telematiche. In tali casi, la presenza dell’ospite ha carattere temporaneo e non stabile: il conduttore non acquisisce una titolarità continuativa del godimento dell’immobile. Per questa ragione, il registro di anagrafe condominiale non deve essere aggiornato con i dati degli ospiti di locazioni brevi, poiché la loro identificazione non risponde ad alcuna esigenza gestionale permanente del condominio.
La raccolta di informazioni sugli ospiti temporanei costituirebbe un trattamento non necessario e quindi illecito ai sensi del principio di minimizzazione sancito dall’articolo 5, paragrafo 1, lettera c), del GDPR. È compito del proprietario o dell’intermediario, e non dell’amministratore, adempiere agli obblighi di comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza attraverso il portale “Alloggiati Web”. L’amministratore deve invece limitarsi a mantenere aggiornato il registro con i dati dei soggetti che occupano stabilmente l’immobile, senza estendere la raccolta a ospiti occasionali.
Sul piano privacy, l’amministratore agisce in qualità di titolare autonomo del trattamento per le finalità connesse alla gestione condominiale, come già chiarito dal Garante per la protezione dei dati personali nel provvedimento del 18 maggio 2006 e nelle Linee guida del 2013. Egli deve trattare i dati con liceità, correttezza e trasparenza, garantendone la sicurezza e la conservazione limitata nel tempo. L’eventuale diffusione dei dati del conduttore ai condòmini è ammessa solo se strettamente funzionale alla gestione e nel rispetto del principio di necessità.
L’attenzione verso questi aspetti è oggi rinnovata grazie alla consultazione pubblica avviata dal Garante il 10 aprile 2025 sullo schema di Linee guida sul trattamento dei dati personali nell’ambito del condominio. Il documento, ancora in fase di revisione, mira a fornire un quadro aggiornato di regole e buone pratiche per la gestione dei dati personali nelle relazioni condominiali. In particolare, le linee guida ribadiscono che l’amministratore deve limitarsi a raccogliere le informazioni strettamente necessarie per adempiere ai propri obblighi legali e che la registrazione di dati riferiti a soggetti temporanei o occasionali, come gli ospiti di locazioni brevi, è incompatibile con i principi del GDPR.
La corretta gestione dei dati del conduttore, sia in ambito abitativo sia commerciale, richiede dunque una rigorosa distinzione tra ciò che è utile alla vita condominiale e ciò che ne resta estraneo. L’amministratore non deve conoscere tutto di chi vive o utilizza un immobile, ma solo quanto serve a garantire la sicurezza, la comunicazione e la gestione del condominio.
La raccolta proporzionata dei dati, il rispetto della minimizzazione e l’adozione di misure di sicurezza adeguate costituiscono i cardini di una prassi conforme sia al Codice civile sia al GDPR.
Nel microcosmo del condominio, la protezione dei dati personali si traduce così in una forma di buona amministrazione. Sapere quanto basta, e non di più, diventa un principio di equilibrio tra diritto alla riservatezza e dovere di trasparenza, tra efficienza gestionale e rispetto della persona.
