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Il dipendente pubblico ha diritto a ottenere l'ostensione del file digitale della foto che ha originato il suo richiamo disciplinare

Il dipendente pubblico raggiunto da un richiamo scritto dalla Pubblica Amministrazione datrice ha diritto a ottenere l'ostensione del file digitale da cui è stata stampata la foto, che ha dato il via al procedimento disciplinare nei suoi confronti.

La PA deve mostrare il file digitale della foto: contiene dati personali

Questo perché, come precisa l'articolo 22 della legge n. 241/1990, tra i documenti amministrativi a cui si può avere accesso e di cui si può chiedere l'ostensione rientrano tutte le rappresentazioni grafiche, fotocinematrografiche, elettromagnetiche o di qualunque altra specie.

L'accesso non è consentito se le informazioni non hanno la forma del documento amministrativo, ad accezione di quanto previsto dal "decreto legislativo n. 196/2003 in materia di accesso a dati personali da parte della persona e cui i dati si riferiscono." Lo ha stabilito il TAR Veneto con la sentenza n. 1903/2023.

Nella vicenda, un dipendente pubblico (funzionario della Polizia di Stato) ricorre al Tribunale amministrativo regionale per chiedere l'accertamento e la dichiarazione di illegittimità del diniego parziale dell'Amministrazione interessata (Gabinetto Interregionale Polizia Scientifica Triveneto - GIPS) a una sua richiesta di accesso agli atti prevista dalla legge n. 241/1990, nonostante la decisione di accoglimento da parte della Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi della presidenza del consiglio dei ministri adita dal ricorrente stesso.

Il ricorrente lamenta in particolare la mancata o comunque incompleta ostensione da parte della PA datrice di diversi documenti, sia cartacei che digitali relativi a una contestazione disciplinare. Al ricorrente infatti la PA datrice ha comminato un richiamo scritto.

Il TAR rileva che il ricorrente, per il motivo appena indicato, ha presentato domanda di accesso ai sensi dell'articolo 22 della legge n. 241/1990. La norma prevede, nello specifico, che il documento amministrativo consiste "in ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale".

L'accesso a informazioni in possesso della pubblica amministrazione tuttavia è limitato agli atti che hanno la forma del documento amministrativo, ad accezione di quanto previsto dal decreto legislativo n. 196/2003, in materia di accesso a dati personali da parte della persona a cui i dati si riferiscono.

Non solo, l'accesso deve riguardare documenti specifici, già formati ed esistenti. La Pubblica Amministrazione infatti non è tenuta a effettuare ricerche per individuare i documenti ai quali il richiedente vuole accedere.

Fatta la suddetta premessa il TAR non mette quindi in dubbio la legittimità del ricorrente all'accesso, tanto è vero che la stessa PA gli ha consentito di accedere ai documenti richiesti, seppur parzialmente.

Per il TAR occorre verificare più che altro se il ricorrente ha diritto di ottenere l'ostensione, ossia che gli vengano mostrati i documenti richiesti, ai sensi dell'articolo 22 e seguenti della legge n. 241/1990.

Nell'esporre in dettaglio a quali documenti il ricorrente ha avuto accesso e a quali l'accesso invece gli è stato negato, il TAR precisa che può senza dubbio trovare accoglimento la richiesta di accesso a un file digitale o informatico o elettronico relativa ad una fotografia che la Pubblica Amministrazione ha acquisito anche perchè è proprio sulla base di questa foto che è stato intrapreso il procedimento disciplinare nei confronti del ricorrente.

Per il TAR si deve presumere che la PA abbia la detenzione del file elettronico digitale, considerato che sulla base di questo è stata poi effettuata la stampa della fotografia.

Analogo l'accoglimento del Tar in ordine al messaggio di posta elettronica, rispetto al quale non è stato osteso il file elettronico o digitale o informatico, ma solo una copia priva dell'indicazione della data, orario o della stringa di altri dati. Anche in tal caso, la PA "avrebbe dovuto ostendere al ricorrente il file contenente il messaggio di posta elettronica "integrale", cioè recante tutti i dati sopra ricordati, tenuto conto del fatto, peraltro, che si tratta di messaggio inviato da posta elettronica certificata".

Alla luce di quanto esposto il TAR ordina alla PA di mostrare al ricorrente, entro 30 giorni dalla comunicazione della decisione, il file digitale relativo alla fotografia oggetto di contestazione e il file elettronico o digitale o informatico recante il messaggio di posta elettronica comprensivo dell'indicazione della data, orario e dei dati elettronici o informatici o digitali visibili, con condanna della resistente a rimborsare al ricorrente l'importo sostenuto per il pagamento del contributo unificato.

Fonte: Studio Cataldi – di Annamaria Villafrate

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