Comunicazioni condominiali digitali e tutela della privacy, come gestire le email, WhatsApp, chat e le notifiche
La gestione del condominio è sempre più affidata a strumenti digitali: email, piattaforme online, gruppi WhatsApp, chat e sistemi di notifica automatica. Convocazioni assembleari, avvisi, bilanci e comunicazioni urgenti viaggiano oggi con modalità rapide ed efficienti. Tuttavia, questo processo di digitalizzazione comporta rilevanti rischi per la protezione dei dati personali, che ricadono direttamente sulla responsabilità dell’amministratore, quale titolare del trattamento.
Le Linee Guida 2025 del Garante per la protezione dei dati personali (consultazione pubblica del 9 aprile 2025) ribadiscono che anche nel contesto condominiale il trattamento dei dati deve rispettare i principi di liceità, minimizzazione, riservatezza e privacy by design, indipendentemente dallo strumento utilizzato. La comunicazione digitale non costituisce una deroga, ma richiede anzi maggiore attenzione.
Uno dei profili più frequenti di violazione riguarda l’uso improprio della posta elettronica. L’invio di comunicazioni collettive mostrando gli indirizzi email dei destinatari integra una diffusione indebita di dati personali. Sul punto, il Garante è intervenuto più volte. Nel Provvedimento n. 488 del 20 dicembre 2018, ha affermato che «la comunicazione di indirizzi di posta elettronica a una pluralità di soggetti, in assenza di una idonea base giuridica, costituisce una violazione dei principi di minimizzazione e riservatezza del trattamento».
Questo principio è pienamente applicabile al condominio: l’amministratore deve utilizzare l’invio in copia nascosta (CCN) o strumenti che garantiscano la separazione dei destinatari.
Diverso è il caso delle comunicazioni formali, per le quali l’ordinamento individua strumenti specifici e giuridicamente idonei. In particolare, l’art. 66, comma 3, delle disposizioni di attuazione del codice civile prevede espressamente che l’avviso di convocazione dell’assemblea possa essere trasmesso, oltre che con raccomandata o consegna a mano, anche a mezzo posta elettronica certificata (PEC).
La PEC proprio perché garantisce identificazione del mittente, tracciabilità e integrità del contenuto, rappresenta oggi lo strumento digitale più conforme sia alle esigenze civilistiche sia ai principi di sicurezza e accountability richiesti dal GDPR.
Ancora più problematico è l’utilizzo dei gruppi WhatsApp o di chat di messaggistica istantanea. L’inserimento dei condomini in tali gruppi comporta automaticamente la comunicazione dei numeri di telefono a tutti i partecipanti, senza che ciò sia necessario per la gestione condominiale. Il Garante, nel Provvedimento n. 216 del 4 dicembre 2019, ha chiarito che «la creazione di gruppi su applicazioni di messaggistica istantanea determina una diffusione di dati personali che richiede una preventiva valutazione di liceità e, in assenza di altra base giuridica, il consenso degli interessati».
Applicando questo orientamento al condominio, l’amministratore non può imporre la partecipazione a un gruppo WhatsApp: il consenso deve essere libero, esplicito e revocabile, e il rifiuto non può comportare alcuna penalizzazione.
Le Linee Guida 2025 rafforzano questo approccio, richiamando espressamente il principio di minimizzazione: i dati di contatto personali (email, numeri di telefono) devono essere utilizzati solo quando strettamente necessari e con modalità che evitino la conoscibilità reciproca. Ne deriva che i gruppi chat possono, al più, essere utilizzati come strumento facoltativo e informale, ma non per comunicazioni ufficiali né per la trasmissione di documenti contenenti dati personali.
Particolare attenzione va riservata all’invio di documenti condominiali tramite canali non protetti. Bilanci, riparti spese, regolamenti e contratti possono contenere dati personali o informazioni patrimoniali.
Nel Provvedimento n. 83 del 18 aprile 2019, il Garante ha ribadito che «il titolare del trattamento è tenuto ad adottare misure tecniche e organizzative adeguate a prevenire l’accesso non autorizzato ai documenti contenenti dati personali, anche quando la comunicazione avviene per via telematica».
In ambito condominiale, ciò rende preferibile l’utilizzo di aree riservate online con credenziali individuali, piuttosto che l’invio diretto dei documenti via email o chat.
(Nella foto: l'Avv. Carlo Pikler, Coordinatore del Gruppo di Lavoro Federprivacy sulla privacy nei condomini)
Un ulteriore profilo riguarda le notifiche automatiche generate da app o software gestionali. Le Linee Guida 2025 richiamano espressamente il principio di privacy by default, sottolineando che i sistemi devono essere configurati in modo da limitare il contenuto delle notifiche allo stretto necessario, evitando l’esposizione di dati personali in chiaro su dispositivi potenzialmente accessibili a terzi.
Dal punto di vista organizzativo, l’amministratore deve aggiornare l’informativa privacy, indicando in modo trasparente le modalità di comunicazione adottate, le finalità e le garanzie previste. È inoltre opportuno disciplinare l’uso degli strumenti digitali con regole chiare, anche attraverso il regolamento condominiale o specifiche policy interne.
In conclusione, le comunicazioni digitali rappresentano una risorsa fondamentale per l’efficienza della gestione condominiale, ma non possono essere governate in modo informale. Le Linee Guida 2025 e i provvedimenti del Garante tracciano un confine netto: rapidità e comodità non giustificano la compressione dei diritti alla protezione dei dati personali. Solo una gestione consapevole e conforme consente all’amministratore di innovare senza esporsi a reclami, sanzioni o responsabilità.
