La relazione delle attività del Data Protection Officer: la CNIL pubblica linee guida e modello operativo
Il 27 aprile 2026 la CNIL — l’Autorità francese per la protezione dei dati personali — ha pubblicato sul proprio sito istituzionale una guida dedicata alla relazione periodica delle attività del Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer), corredata da un modello scaricabile gratuitamente in formato ODT. Si tratta di un contributo significativo per tutti i professionisti della privacy, che arriva in un momento in cui la funzione del DPO risulta sottoposta a varie pressioni interne/esterne (Sistemi di AI, NIS 2, ecc.).
Cosa ha pubblicato la CNIL il 27 aprile 2026 - La pagina dedicata al tema illustra in dettaglio il valore del rapporto delle attività come strumento di governance della protezione dei dati e mette a disposizione un modello non vincolante pensato per supportare i DPO nella strutturazione della propria reportistica annuale verso la direzione. Il modello è molto ben strutturato e presenta una procedura guidata per la compilazione.
La pubblicazione si inserisce in una strategia di accompagnamento progressivo dei DPO e più in generale dei professionisti della privacy che la CNIL porta avanti da anni producendo come noto documenti di alta qualità e di taglio molto operativo.
La relazione delle attività come buona pratica raccomandata - Il GDPR non impone espressamente al DPO di redigere un rapporto documentato di attività. Tuttavia, la CNIL lo raccomanda esplicitamente come buona pratica, riconducibile alle missioni ordinarie della funzione. Il regolamento prevede (Art. 38 par. 3) che il DPO debba rendere conto al vertice gerarchico del titolare. Il rapporto è lo strumento naturale per assolvere a questo compito in modo strutturato e documentato.
Secondo la CNIL, il rapporto di attività assolve almeno tre funzioni:
- pilotaggio della conformità per consentire di monitorare lo stato di avanzamento delle attività di protezione dei dati e di identificare le aree di miglioramento;
- misurazione della maturità dell’organizzazione in materia di data protection al fine di valutare e seguire nel tempo il livello;
- comunicazione interna ed esterna declinabile in versioni differenti per comunicare la conformità sia ai collaboratori interni sia agli stakeholder esterni.
Il contenuto del rapporto - La CNIL indica che la relazione dovrebbe essere presentata almeno una volta l’anno alla direzione e contenere:
- un panorama completo delle attività svolte dal DPO, dei pareri espressi e delle raccomandazioni formulate;
- indicatori chiave sulla protezione dei dati, tra cui il numero di richieste di esercizio dei diritti degli interessati e i relativi tempi di risposta, il numero di violazioni di dati personali (data breach) registrate, i modelli documentali prodotti e distribuiti internamente.
La CNIL suggerisce inoltre di indirizzare il rapporto anche agli organismi di rappresentanza dei lavoratori per aumentarne la visibilità e documentare lo stato delle azioni svolte e quelle pianificate.
L’autorità transalpina sottolinea che la produzione del rapporto — anche se richiesta dalla direzione — non compromette l’indipendenza del DPO, che rimane una prerogativa fondamentale della funzione ai sensi dell’art. 38 del GDPR.
Il modello operativo - Il modello messo a disposizione dalla CNIL è concepito come una base di lavoro, non come un documento rigido e vincolante. L’autorità indica esplicitamente che può e deve essere adattato in funzione di molteplici variabili:
- le specificità dell’organizzazione (dimensioni, risorse disponibili, natura delle attività svolte, volume e sensibilità dei trattamenti);
- le pratiche interne di reporting già consolidate nell’ente;
- le situazioni di DPO che opera su realtà multisito, in cui alcune sezioni possono essere condivise tra più strutture;
- la necessità di distinguere i trattamenti effettuati in qualità di titolare da quelli svolti come responsabile;
- la produzione di versioni semplificate o derivate destinate a una diffusione più ampia, ad esempio per sensibilizzare l’intera forza lavoro sulle tematiche della privacy.
(Nella foto: l'Ing. Monica Perego, docente del Corso di alta formazione per Data Manager)
La presentazione formale - La CNIL raccomanda, ove possibile, una presentazione formale del rapporto in occasione di una riunione dedicata tra il DPO e la direzione/vertice dell’organizzazione. Questo momento è descritto come un’occasione privilegiata di confronto sul livello di conformità dell’organizzazione e sulla sua evoluzione nel tempo.
Presentare e condividere il rapporto di attività consente al DPO di valorizzare il proprio ruolo, dimostrare l’impegno profuso nell’esercizio delle sue missioni e dare evidenza dei progressi compiuti dall’organizzazione in termini di governance complessiva della protezione dei dati.
Perché questa pubblicazione è rilevante anche in Italia - Sebbene si tratti di un documento prodotto dall’autorità di controllo francese, la pubblicazione della CNIL ha una valenza che va ben oltre i confini nazionali, per almeno due ragioni.
In primo luogo, il GDPR è un regolamento europeo direttamente applicabile in tutti gli Stati membri, ne consegue che le indicazioni operative fornite da un’autorità capofila come la CNIL — storicamente tra le più attive e strutturate d’Europa — rappresentano un riferimento autorevole anche per i DPO italiani, in assenza di analoghi strumenti pubblicati dal Garante italiano.
In secondo luogo, la rendicontazione formale dell’attività del DPO è un tema sempre più rilevante nel contesto, dove la funzione è spesso svolta in condizioni di risorse limitate e con livelli di visibilità organizzativa spesso insufficienti. Un rapporto di attività ben strutturato può contribuire a rafforzare il posizionamento del DPO all’interno delle organizzazioni e a rendere tangibile il valore della compliance in termini di gestione del rischio.
Conclusioni - La pubblicazione del 27 aprile 2026 da parte della CNIL rappresenta un tassello importante nel percorso di professionalizzazione della figura del DPO a livello europeo. Il rapporto di attività non è un adempimento burocratico aggiuntivo, ma piuttosto uno strumento di governance, di comunicazione e di legittimazione della funzione all’interno delle organizzazioni.
Il modello reso disponibile offre a tutti i DPO, indipendentemente dalla dimensione o dal settore dell’organizzazione in cui operano, un punto di partenza concreto per strutturare la propria reportistica e dialogare in modo più efficace con la direzione.
Fonte: CNIL
