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Data protection officer: obbligo, requisiti, compiti, e certificazioni

Nonostante le abbondanti informazioni fornite dall'Autorità, molte le aziende e le pubbliche amministrazioni che conoscono ancora poco la figura del Data Protection Officer. Il riepilogo per capire chi deve designarlo, quali sono i compiti che gli sono attribuiti dalla legge, i requisiti che deve possedere, ed il valore delle certificazioni che lo riguardano. Parere negativo sulla Norma UNI 11697:2017 da parte di Federprivacy, che rimane sul proprio capitolato privato per la certificazione delle competenze del Privacy Officer rilasciata da TÜV Italia a quasi 400 professionisti.

Firenze, 5 ottobre 2018 - Tra le novità introdotte dal Regolamento UE 2016/679, c'è anche la figura del Responsabile della Protezione dei Dati, conosciuto anche con il termine anglofono "Data Protection Officer". Benché l'Autorità italiana per la privacy vi abbia dedicato abbondante documentazione sul proprio sito istituzionale, pubblicando anche un'apposita scheda informativa, mentre Federprivacy ha anche realizzato un videoclip informativo, molte aziende e pubbliche amministrazioni conoscono ancora poco quali sono i casi in cui deve essere designato, i compiti che gli sono attribuiti per legge, nonché il valore delle certificazioni che lo riguardano.

Con il Gdpr (General Data Protection Regulation) definitivamente applicabile ed operativo in tutti stati membri Ue dallo scorso 25 maggio 2018, può quindi essere utile fare un riepilogo delle principali informazioni che occorre conoscere per adeguarsi alle nuove regole europee:

DESIGNAZIONE - Devono nominare obbligatoriamente un Responsabile della Protezione dei Dati tutte le pubbliche amministrazioni ed enti pubblici, eccetto le autorità giudiziarie. L'obbligo riguarda anche tutti i soggetti (enti e imprese) che nelle loro attività principali trattano su larga scala dati sensibili, relativi alla salute o alla vita sessuale, genetici, giudiziari e biometrici, oppure che svolgono attività in cui i trattamenti richiedono il controllo regolare e sistematico degli interessati. Un gruppo di imprese o soggetti pubblici possono nominare un unico Responsabile della protezione dei dati. Le imprese, che non ricadono invece nell'obbligo di legge, possono comunque decidere di dotarsi ugualmente di un data protection officer. Il titolare del trattamento deve comunicare i dati di contatto del data protection officer all'Autorità di Controllo attraverso l'apposita procedura online.

COMPITI - Il Responsabile della Protezione dei Dati, ha il compito di informare e consigliare il titolare o il responsabile del trattamento da lui preposto, nonché i dipendenti, in merito agli obblighi derivanti dal Regolamento Europeo e dalle altre disposizioni dell'UE o delle normative locali degli Stati membri relative alla protezione dei dati. Deve poi verificare che la normativa vigente e le policy interne del titolare siano correttamente attuate ed applicate, incluse le attribuzioni delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale, ed i relativi audit. Su richiesta, deve fornire pareri in merito alla valutazione d'impatto sulla protezione dei dati, sorvegliandone poi i relativi adempimenti. Il Responsabile della Protezione dei Dati funge inoltre da punto di contatto sia con il Garante della Privacy che con gli interessati, che possono rivolgersi a lui anche per l'esercizio dei loro diritti. E' consentito assegnare al DPO ulteriori compiti e funzioni, a condizione che non diano adito a un conflitto di interessi e che questi gli consentano di avere a disposizione il tempo sufficiente per l'espletamento dei compiti attribuiti dall'art.39 del Regolamento Europeo. 

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REQUISITI - I titolari del trattamento devono designare come "data protection officer" un professionista che possiede una conoscenza specialistica della normativa e delle prassi di gestione dei dati personali, che sia in grado di adempiere alle proprie funzioni in piena indipendenza e in assenza di conflitti di interesse, operando come dipendente, oppure anche sulla base di un contratto di servizi. E' richiesto inoltre che il titolare metta a disposizione del Responsabile della protezione dei dati personali le risorse umane e finanziarie necessarie all'adempimento dei suoi compiti.

CERTIFICAZIONI - Allo stato attuale, non esistono titoli abilitanti o attestati formali che determinano l'idoneità di un Responsabile della Protezione dei Dati. Tuttavia, eventuali certificazioni delle competenze professionali, specialmente quando sono rilasciate da enti indipendenti di terza parte, costituiscono un valido strumento ai fini della verifica del possesso di un livello di conoscenza della disciplina. Come ha chiarito il Garante, tali certificazioni sono sempre volontarie, e non sono mai obbligatorie per svolgere il ruolo di Data Protection Officer, sia che siano basate su schemi proprietari che su norme tecniche pubbliche.

Pur essendo uno dei principali stakeholder italiani dei professionisti della protezione dei dati personali con cira 10mila iscritti, Federprivacy ha espresso parere non favorevole alla pubblicazione della Norma UNI 11697:2017 per la certificazione del Data Protection Officer, continuando invece ad utilizzare il proprio capitolato privato, sulla base del quale fin dal 2012 TÜV Italia ha sviluppato lo schema di certificazione della figura professionale di Privacy Officer e Consulente della Privacy, che secondo le statistiche resta al momento la più ricercata dal mercato con quasi 400 professionisti che hanno scelto di far certificare le proprie competenze al noto ente bavarese.

Note sull'autore

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Federprivacy è la principale associazione di riferimento in Italia dei professionisti della privacy e della protezione dei dati personali, iscritta presso il Ministero dello Sviluppo Economico ai sensi della Legge 4/2013. Email: urp@federprivacy.it 

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